Sistem Informasi Eksekutif

Definisi Sistem Informasi Eksekutif

Eksekutif adalah manajer pada tingkat atas dari struktur organisasi yang berpengaruh kuat pada perusahaan, dan terlibat dalam perencanaan strategis dan menetapkan kebijakan perusahaan. 

Sistem Informasi Eksekutif ( Executive Information System ) atau EIS merupakan suatu sistem yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja perusahaan secara keseluruhan.

Fungsi Manajemen menurut Henry Fayol :

1. Planning (Merencanakan), manajer merencanakan apa yang akan dilakukan.

2. Organizing (Mengorganisasikan), manajer mengorganisasikan untuk mencapai rencana tsb.

3. Staffing (Menyusun Staf), manajer menyusun para staf untuk melaksanakan rencana yang telah ditentukan.

4. Directing (Mengarahkan), manajer mengarahkan sumber daya yang ada untuk menjalankan rencananya.

5. Controling (Mengendalikan), manajer mengendalikan sumber daya yang dimiliki dan menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal.

Peran-Peran Manajerial menurut Mintzberg :

1. Peran antar-pribadi ( Interpersonal Role )

a. Figurehead (kepala) 

b. Leader (pemimpin) 

c. Liasion (penghubung)

2. Peran informasi ( Informational Role )

a. Monitor (pemantau) 

b. Disseminator (pewarta) 

c. Spokesperson (juru bicara)

3. Peran keputusan ( Decisional Role )

a. Enterpreneur (wirausaha) 

b. Disturbance handler (pemecah masalah) 

c. Resource allocator (pembagi sumber daya) 

d. Negotiator (perunding).

Agenda dan Jaringan menurut Kotter

1. Menetapkan Agenda

Agenda (tujuan yg harus dicapai perusahaan) jangka panjang cenderung berupa perkiraan, seperti gagasan umum mengenai jenis produk yang harus dijual perusahaan dalam 5, 10 atau 20 tahun mendatang. Agenda jangka pendek lebih spesifik, seperti pangsa pasar yang harus dicapai oleh produk perusahaan saat ini. 

2. Membuat Jaringan

Eksekutif harus mampu membuat hubungan kerjasama diantara orang-orang yang harus menyelesaikan agenda yang telah dibuat sebelumnya. Ratusan atau ribuan anggota jaringan dapat ditemukan di dalam maupun di luar perusahaan.

3. Menetapkan Lingkungan

Eksekutif bekerja untuk menetapkan lingkungan norma dan nilai yang tepat sehingga anggota jaringan mampu bekerja mencapai agenda. Eksekutif mengadakan kontak tatap muka dengan sebanyak mungkin anggota jaringan, tetapi tetap berkonsentrasi pada para bawahannya. 

Cara Eksekutif Berpikir

Prof. Daniel J. Isenberg dari Harvard melakukan penelitian mengenai proses berpikir para eksekutif untuk mendapatkan pandangan tentang apa yang dipikirkan eksekutif dan bagaimana mereka menerapkan pikiran-pikiran tersebut.

1. Apa yang Dipikirkan Eksekutif

Menurut Isenberg, eksekutif berpikir mengenai 2 masalah, yaitu :

- Bagaimana membuat sesuatu dapat dilaksanakan ? 

- Bagaimana menangani sejumlah masalah ?

2. Proses Berpikir Saat Memecahkan Masalah

Menurut Isenberg, eksekutif banyak menggunakan intuisi pada tiap langkah dalam proses pemecahan masalah. Intuisi berperan penting pada tingkat eksekutif karen sifat masalah yang dihadapi merupakan tidak terstruktur dan juga luasnya pengalaman eksekutif yang dapat diterapkan. 

Kebutuhan Informasi Eksekutif yang Unik

1. Penelitian Mintzberg

Mintzberg mendefinisikan 5 kegiatan dasar yang membentuk waktu CEO :

- Tugas administrasi (22 %) 

- Panggilan telepon (6%) 

- Pertemuan tidak terjadwal (10%) 

- Pertemuan terjadwal (59%) 

- Kunjungan (3%)

Dari hasil penelitian dapat dilihat bahwa Mintzberg menekankan peran sistem informal yang mengkomunikasikan informasi lisan, dan membuat kesimpulan sebagai berikut :

“ Tampaknya lebih penting bagi seorang manajer untuk mendapatkan informasi secara cepat dan efisien daripada mendapatkannya secara formal.“

2. Penelitian Jones dan McLeod

a. Sebagian besar informasi eksekutif berasal dari sumber daya lingkungan (eksternal) tetapi informasi internal diberi nilai lebih tinggi. 

b. Sebagian besar informasi eksekutif berbentuk tertulis, tetapi informasi lisan diberi nilai lebih tinggi. 

c. Para eksekutif mendapatkan sangat sedikit informasi langsung dari komputer. 

3. Penelitian Rockart dan Treacy

a. Tujuan Sentral Eksekutif menggunakan informasi dari komputer terutama dalam perencanaan dan pengendalian. 

b. Inti Data Bersama Database berisi informasi mengenai berbagai data industri, pelanggan, pesaing dan unit-unit bisnis dalam tiga periode waktu, masa lalu, masa kini dan masa depan. 

c. Metode Penggunaan Eksekutif menggunakan Sistem Informasi Eksekutif untuk mengakses status saat ini, memproyeksikan trend dan melakukan analisis pribadi atas data. 

d. Organisasi Pendukung Para eksekutif dibantu oleh :

- Pelatih SIE (anggota staf eksekutif, jasa informasi atau organisasi konsultasi luar perusahaan). 

- Pengendali SIE (anggota staf eksekutif yang mengorganisasikan peralatan bagi eksekutif).

Menempatkan Komputer dalam Perspektif

Walau beberapa eksekutif sangat mengandalkan komputer, namun penggunaan komputer pada tingkat eksekutif lebih sedikit jika dibandingkan dengan tingkat lain, karena :

1. Struktur masalah yang dihadapi.

Biasanya, masalah pada tingkat eksekutif adalah tidak terstruktur sehingg sulit untuk didukung oleh pengolahan komputer. 

2. Umur dan Kesempatan

Biasanya, eksekutif cenderung lebig tua dan jarang mendapatkan kesempatan pelatihan komputer secara formal.

MODEL SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF

Model Sistem Informasi Eksekutif

1. Dialog antara Eksekutif dengan SIE Eksekutif memasukkan instruksi ke dalam sistem melalui menu, pilihan menu ditampilkan dengan mouse atau touch screen, informasi ditampilkan dalam bentuk tabel, grafik atau narasi.

2. Drill Down Eksekutif dapat memulai dari gambaran sekilas dan kemudian secara bertahap mengambil informasi yang lebih rinci. 

Konsep-Konsep Manajemen

1. Faktor-Faktor Penentuan Keberhasilan

Pada tahun 1961, D. Ronald Daniel dari McKinsey & Company, menciptakan konsep Faktor-Faktor Penentuan Keberhasilan (CSF) dimana sejumlah kegiatan kunci menentukan keberhasilan atau kegagalan segala jenis organisasi. CSF juga bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya.

2. Management by Exception

Layar tampilan yang digunakan eksekutif sering menyertakan management by exception dengan membandingkan kinerja yang dianggarkan dengan kinerja aktual. Perangkat lunak Sistem Informasi Eksekutif dapat mengidentifikasi perkecualian-perkecualian secara otomatis dan membuatnya diperhatikan oleh eksekutif. Jadi, manajemen terlibat jika sesuatu berjalan tidak sesuai rencana.

3. Model Mental

Tahun 1973, P.N. Johnson-Laird menciptakan istilah Model Mental yang memungkinkan perorangan untuk membuat penilaian dan perkiraan, membuat keputusan dan mengendalikan pelaksanaannya. CBIS adalah suatu model mental, demikian pula tiap subsistem-nya. Sistem Informasi Eksekutif merupakan model mental yang paling menarik dan berharga bagi eksekutif. 

Keputusan Penerapan SIE

Banyak perusahaan yang memutuskan untuk menggunakan SIE didalam perusahaan mereka saat ini, hal ini disebabkan karena adanya :

1. Perangkat lunak produktivitas perorangan 

Merupakan perangkat lunak umum yang dapat digunakan oleh setiap orang untuk mengembangkan aplikasi mereka sendiri.

2. Perangkat lunak SIE siap pakai 

Merupakan perangkat lunak yang khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi eksekutif. Sistem ini biasanya menyediakan pemampatan informasi dan kemampuan drill-down ( eksekutif dapat memulai dari gambaran sekilas dan kemudian secara bertahap mengambil informasi yang lebih rinci ).

3. Perangkat lunak SIE pesanan

Adalah perangkat lunak yang dibuat oleh staf jasa informasi, yang merupakan pesanan untuk memenuhi kebutuhan informasi eksekutif.

Faktor-Faktor Penentu Keberhasilan SIE

1. Sponsor eksekutif yang mengerti dan berkomitmen 

2. Sponsor operasi 

3. Staf jasa informasi yang sesuai 

4. Teknologi informasi yang sesuai 

5. Manajemen data 

6. Keterkaitan yang jelas dengan tujuan bisnis 

7. Manajemen atas penolakan organisasi 

8. Manajemen atas penyebaran dan evolusi sistem (dengan menggunakan konsep Trickle Down)

Saran-Saran untuk Memperbaiki SIE

1. Mencatat transaksi informasi yang masuk 

2. Merangsang sumber-sumber bernilai tinggi 

3. Memanfaatkan peluang 

4. Menyesuaikan sistem pada perorangan 

5. Memanfaatkan teknologi 

Trend SIE Masa Depan

1. Penggunaan SIE di perusahaan besar akan menjadi umum. 

2. Terdapat kebutuhan akan perangkat lunak EIS khusus yang berharga murah. 

3. SIM dan DSS masa depan akan tampak seperti SIE masa kini. 

4. Eksekutif akan menjaga komputer dalam perspektif.